نظام المشتريات :

   يهدف نظام المشتريات الى تنظيم العلاقة الشرائية بين الشركة وأقسامها من جهة و بين الموردين ( المحليين والاجانب ) من جهة أخرى وذلك وفقاً لسياسة وإجراآت الشركة المنصوص عنها في النظام الداخلي للشركة و بما ينسجم مع أوضاع السوق المحلية و العالمية ومتطلباتها القانونية و المالية و بشكل موثق يغطي كافة مراحلها .

   يتميز نظام المشتريات بتسمية و عنونة كل مرحلة من مراحل النظام و ذلك بالتوصيف العملي و العلمي لكل مرحلة وتميزها عن باقي المراحل بإعطائها عنواناً او أسماً يدل عليها لتسهيل العمل بها ويتم التوصيف من قبل المستثمر بإعطاء كافة متغيرات النظام عن طريق جداول النظام التي تعتبر العمود الفقري لإدارة نظام المشتريات .

هذه الجداول تتضمن المعطيات التالية :

  • الإدارات .
  • الإدارات الفرعية ( الأقسام ) .
  • الموردين .
  • المصدرين .
  • الإجازات .
  • أصحاب الإجازات .
  • الإعتمادات .
  • المواد .
  • المخلصين الجمركيين .
  • وسائط النقل .
  • شركات الشحن .
  • أنواع الطلبيات .
  • توصيف طلبات الشراء .
  • توصيف تكاليف المشتريات .
  • العملاء .
  • بلد المنشأ .
  • شروط الدفع .
  • البنوك .
  • الشركاء .
  • وحدات التعامل .
  • أمناء الإستلام .
  • الصلاحيات ( تعطى لرؤساء الإدارات حسب الإدارات التابعين لها ) .

طلبات المواد الداخلية :

توفر هذه الطلبات الميزات التالية :

  • إمكانية تقديم طلب المواد الداخلي الموجه الى قسم المشتريات كل من إدارته .
  • إمكانية تدقيق الطلبات من قبل رئيس القسم المعني ومن ثم الموافقة عليه .
  • إمكانية إتباع سياسة موافقة المدير المالي ومن ثم موافقة المدير العام وذلك حسب نوعية الطلبات .
  • إمكانية تنفيذ وإنشاء طلب مواد داخلي يخص المواد المستودعية آلياً .
  • إمكانية استخدام خيار طلبات المواد المكرره وذلك بنفس محتويات الطلب السابق ( مواد و كميات أو مواد فقط ).
  • إمكانية متابعة الطلبات المعتمدة او المرفوضة .
  • إمكانية طباعة ما يخص من طلبيات المستودعات ( كميات المادة المستجره ) في الشهر السابق ونفس الشهر من السابقة وكذلك كميات المادة المستجره لتاريخه ( السنة الحالية و السنة السابقة ) .
  • إمكانية تجميع الطلبات المتشابهة .
  • إمكانية التجميع الإجمالي ( حسب تصنيف – حسب فئة – حسب زمرة ) وتحويله الى عرض سعر مباشر جاهز لإعتماده و الموافقة عليه .
  • إمكانية الطباعة على نماذج مسبقة الإعداد .
  • إمكانية توصيف طلب المواد الداخلي حسب الأنواع .

إعتماد الطلب :

  • إمكانية رفض الطلب من قسم المشتريات .
  • إمكانية الموافقة من قسم المشتريات وتحويل الطلب الى عروض الأسعار .
  • الطلبات المعتمدة و التي لا تخضع الى شروط عروض الأسعار يمكن إنشاء طلب شراء مباشر فيها .

طلبات المواد الداخلية إعتماد الطلب :

  • إمكانية رفض الطلب من قسم المشتريات .
  • إمكانية الموافقة من قسم المشتريات وتحويل الطلب الى عروض الأسعار .
  • الطلبات المعتمدة و التي لا تخضع الى شروط عروض الأسعار يمكن إنشاء طلب شراء مباشر فيها .

طلب عروض أسعار:

  • إمكانية تسجيل كافة عروض الأسعار المدرجة من قبل المصدرين مع أسعار المواد و مدة صلاحية العرض .
  • إمكانية تجميع كافة عروض الأسعار المقدمة من المصدرين حسب طلب عرض سعر و التعامل بينهم آلياً حسب السعر الأفضل .
  • إمكانية المقارنة مع سعر المواد المقدمة من المصدرين ومع الكلفة التقديرية الموضوعة للمادة من قبل الشركة إن وجدت .
  • إمكانية طلب شراء آلي لأفضل سعر .

طلب الشراء :

  • إمكانية إضافة طلب شراء مباشرة .
  • كافة طلبات الشراء المنشأة آلياً تربط برقم طلب المواد الداخلي و برقم طلب عرض السعر المقدم .
  • إمكانية تثبيت طلب الشراء للمورد مباشرة لمورد واحد أو أكثر من مورد ، عملة الشراء - بلد المنشأ – شروط الدفع - طريق الشحن - تاريخ الوصول - شروط التسليم - الإعتمادات المستندية - الإجازات - لشركاء إن وجد الطلبية ( شريك آخر ) - المصاريف - وسائط الشحن .
  • إمكانية تحديد الرسوم الجمركية على مستوى المادة .
  • متابعة طلبات الشراء ( الجديدة - قيد التنفيذ - المنفذة ) .
  • إمكانية طباعة طلب الشراء مع مواده و تكاليفه و الإعتمادات و الإجازات و وسائط الشحن والشركاء حسب الإختيارات المطلوبة .
  • إمكانية طباعة طلب الشراء مع إمكانية إظهار المواد المستجرة كما ورد في طلب المواد الداخلي .

محاضر الإستلام :

  • لايمكن إنشاء محضر إستلام بدون طلب شراء .
  • إمكانية إنشاء محاضر الإستلام لكافة طلبات الشراء أو أي طلب شراء محدد بشل آلي .
  • إمكانية إثبات البضاعة المستلمة من المورد بدون فاتورة نظامية و ملاحقتها عن طريق نظام الموردين .
  • إمكانية ربط رقم محضر الإستلام بفاتورة المورد .
  • إمكانية عدم السماح بإستلام كمية أكثر من الوارد في طلب الشراء إلا من ضمن الصلاحيات .
  • إمكانية متابعة طلب الشراء على مستوى كل محضر من الكميات المستلمة أوالتي لم تصل بعد .
  • إمكانية الإستعلام عن طلب شراء معين و تصفيت و ضعه الراهن .
  • إمكانية توزيع طلب الشراء الواحد و بشكل آلي مع أكثر من محضر إستلام حسب االمخزنية .
  • الذي تتبع له المواد و حسب المواد غير المخزنية .
  • إمكانية ترحيل المواد غير المخزنية حصراً ، الواردة ضمن محاضر الإستلام الى محاسب الذمم الدائنة .
  • إمكانية ترحيل المواد المخزنية الواردة في محاضر الإستلام الى نظام المستودعات .
  • إمكانية طباعة يومية محاضر الإستلام و تدقيقها من قبل محاسب التكاليف .
  • إمكانية إضافة المصاريف الإضافية المستلمة بالفاتورة مع محاضر الإستلام و مراقبة هذه المصاريف مع المصاريف الواردة بطلب الشراء لمقارنتها .

التقارير :

  • تقرير متابعة إجازات الاستيراد .
  • تقرير متابعة الإعتمادات .
  • تقرير متابعة طلبات الشراء .
  • تقرير متابعة محاضر الإستلام .
  • تقرير متابعة المواد تحت الطلب .
  • تقرير متابعة إجمالي المشتريات المستلمة .

 خدمات نظام المشتريات :

  • إمكانية تهيئة نظام المشتريات من خلال تصفر البيانات .

إمكانية رسم سياسة المشتريات من خلال خيارات المستخدم :

-1 ترحيل المواد غير المخزنية :

  • تفصيلي .
  • إجمالي .
  • كما ورد في محضر الإستلام أو إجمالي القيمة .

-2 طلب المواد الداخلي هل يخضع الى :

  • موافقة رئيس القسم .
  • موافقة المدير العام .
  • موافقة الموصي بذلك .
  • موافقة المستودعات .

3 - تتبع مواد المشتريات لعروض الاسعار .

4 - إمكانية تعديل كميات المواد المستودعية .

5 - إمكانية استلام المواد الزائدة في محاضر الاستلام .

6 - إمكانية تفصيل رمز الباركود في محضر الاستلام .